Como ter um ano mais organizado

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Feliz ano-novo a todos! Que 2014 nos traga muita saúde e paz!

Essa é uma boa época para fazer um balanço dos últimos meses e se preparar para os novos desafios que virão. Existem vários textos sobre o assunto na internet, por exemplo:

Juntando esses textos, temos algumas dicas que podem nos ajudar no nosso trabalho…

Às vezes a bagunça física acaba afetando nossa cabeça gerando uma bagunça mental. Sabe quando o ambiente está tão bagunçado que a gente não consegue pensar? Se você se sente oprimido pela bagunça, aqui estão alguns passos praticamente indolores para começar a limpeza física (e mental)…

Trabalhe por áreas e classifique por utilidade

Não tente arrumar tudo de uma vez, a bagunça geralmente aumenta durante o processo e o desânimo pode surgir piorando a situação. Comece dividindo a área a arrumar em partes menores e comece por aquelas cuja arrumação causará maior impacto (ver os resultados aparecendo ajuda a espantar a preguiça).

Classifique os itens dessa área em apenas duas categorias: “guardar” ou “descartar”. Pode usar caixas se preferir.

Uma boa regra para saber o que fica ou vai embora, é você lembrar a ultima vez que o item foi usado. Se isso foi há mais de seis meses, e não se trata de item sazonal, é hora de se livrar dele. Não pense em desculpas para ficar com itens que obviamente estão causando desordem. Você tem apenas duas alternativas: guardar ou descartar.

Quando você terminar de colocar todos os itens nas caixas, será mais fácil saber o que ficará (e precisará ser arrumado) e o que será eliminado.

Separe os itens a descartar adequadamente

Cheque a caixa “descartar” e separe o que será doado ou irá definitivamente para o lixo:

  • lâmpadas fluorescentes, pilhas e baterias devem postos em uma caixa para entregar em um posto de coleta (geralmente casas de materiais de construção ou lojas de celulares);
  • papéis, plásticos e vidros que não tiverem resíduos orgânicos (como restos de comida em embalagem de alimentos), devem ser separados para reciclagem;
  • separe o que será doado, de preferência por destinatário; e
  • coloque o lixo restante em embalagens adequadas.

Para não ficar com caixas e sacos “encalhados”, providencie logo um destino adequado: ligue para as instituições virem coletar, coloque-os na mala do carro para não esquecer quando sair ou jogue-os no lixo conforme o caso.

Com relação a documentos, lembre-se que no caso de serviços públicos ou privados, prestados ao consumidor de forma contínua (como fornecimento de água, luz, telefone, TV por assinatura, escolas e cartão de crédito), o prestador do serviço é obrigado a encaminhar aos consumidores uma declaração de quitação de débitos referente ao ano anterior, no mês de maio. Como essa declaração substituirá os demais recibos e comprovantes emitidos ao longo do ano anterior, basta guardar a declaração de quitação e os recibos do ano anterior.

Leia mais sobre os prazos para guardar documentos em Qual o prazo que o consumidor deve guardar contas de água, luz, telefone, etc?.

Organize o que sobrou

A tarefa final é organizar o que sobrou na caixa “guardar” e isso não deve demorar muito também. Os itens devem ser guardados de acordo com a frequência de uso:

  • aqueles usados sazonalmente (como enfeites de Natal, por exemplo) podem ficar em caixas etiquetadas e guardadas em armários;
  • os itens de uso esporádico em gavetas ou prateleiras. Quanto maior a frequência de uso, mais acessíveis devem ficar; e
  • deixe em cima da mesa (e na gaveta de cima) apenas aqueles itens de uso diário ou pelo menos frequente.

Um dos princípios da organização é um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar. Tente organizar de forma lógica para facilitar a recuperação posterior. Não adiantar guardar algo que não se encontra quando necessário…

Dependendo do tamanho da área, o grau de desorganização e da quantidade de tempo que você gasta nesse ambiente, seja escritório, garagem, quarto, qualquer um desses projetos pode ser feito facilmente usando o mesmo processo.

Não esqueça do computador!

Em um mundo cada dia mais digital, não podemos nos esquecer dos nossos arquivos em computador! Trate seus arquivos e mensagens de e-mail seguindo os mesmos princípios:

  • trabalhar por áreas, como e-mail, disco rígido, discos externos, cartões de memória, pendrives e discos (CD e DVD);
  • classificar por utilidade (guardar ou descartar). Tendemos a guardar arquivos digitais desnecessários porque temos a impressão que eles “não ocupam espaço”; e
  • organizar o que sobrou. Crie pastas no seu e-mail e nas unidades de armazenamento e armazene os discos de forma lógica para facilitar buscas posteriores.

Ah! Se você precisa de algumas dicas para organizar e-mails, sugiro os dois (ótimos) textos a seguir:

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