Como escrever um e-mail convincente?

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Quando nos comunicamos, informações são transferidas entre as partes. Se a comunicação for bem-sucedida, essa transferência irá influenciar o receptor de alguma forma. Essa influência pode ser maior ou menor, dependendo de vários fatores, como o conteúdo da mensagem, as partes envolvidas, o meio e o canal usados, por exemplo.

Entretanto, em certas situações, como no ambiente profissional, a comunicação deve ser capaz de transmitir ideias e propostas – e portanto, influenciar – da maneira mais eficiente e eficaz possível.

Como fazer isso? Há várias formas, mas você pode começar seguindo essas seis dicas simples:

Como escrever um e-mail convincente

Adaptação de How to Write a Convincing E-mail, de Geoffrey James*

E-mails são o documento mais comum no mundo dos negócios. Infelizmente, muitos e-mails são tão mal escritos que os destinatários precisam se esforçar para descobrir por que eles estão lendo aquilo e o que devem fazer depois.

Aqui está um método para escrever e-mails que atinjam seu objetivo.

1. Tenha uma decisão específica em mente

O objetivo de um e-mail é levar o destinatário a tomar uma decisão de algum tipo (caso contrário, por que se preocupar em escrevê-lo)?

Portanto, antes de escrever qualquer coisa, pergunte-se: que decisão eu quero que o destinatário tome?

Como acontece em todos os textos de negócios, a imprecisão só atrapalha. Quanto mais claro o objetivo, mais convincente seu e-mail será.

2. Comece por escrever a sua conclusão

Sua conclusão contém a decisão que você quer que o destinatário tome, com base no conteúdo do seu e-mail. Na escola, você provavelmente foi ensinado a começar todo texto com uma introdução e encerrá-lo com a conclusão. Errado.

No mundo dos negócios, pouca gente tem tempo para acompanhar o desenvolvimento de uma ideia. Se você não disser a razão do e-mail no início, é provável que o destinatário não lhe dê a devida atenção e siga em frente (e o e-mail pode terminar apagado).

Então, você deve começar com a conclusão. Por exemplo, suponha que o seu objetivo é convencer o seu chefe a aprovar a implantação de uma academia de ginástica na empresa.

Forma errada:

Prezado João,

Como você sabe, o absenteísmo é reconhecidamente um problema com um acentuado impacto financeiro, tanto em nossa empresa quanto em outras empresas da área.
[…]
Portanto, devemos considerar a alocação de dinheiro para a implantação de uma academia de ginástica em nossas instalações.

Forma correta:

Prezado João,

Eu gostaria que você aprovasse a implantação de uma academia de ginástica em nossas instalações.

3. Estruture os seus argumentos para facilitar a “digestão”

Uma vez que você escreveu a sua conclusão, liste os argumentos que a sustentam. Para tornar seus argumentos “digeríveis”, divida-os em pequenos “pedaços” e apresente cada um usando o mesmo formato e a mesma estrutura:

Forma errada:

De acordo com um relatório do governo publicado recentemente, programas de condicionamento físico têm grande impacto nas organizações. Contudo, apesar de muitas empresas considerarem a aptidão física como um ativo competitivo subestimado, elas não têm um plano concreto de melhoria nessa área.

Se não resolvermos essa questão, que pode vir a gerar um aumento de pelo menos 5% na nossa produtividade global, podemos ficar para trás.

Forma correta:

Um centro de aptidão física irá:

  1. reduzir o absenteísmo; e
  2. aumentar a nossa produtividade global em pelo menos 5%.

4. Reforce cada argumento com provas

A menos que você forneça fatos que apoiem os seus argumentos, seu e-mail torna-se apenas uma opinião e… bem, dizem por aí que opinião é igual a umbigo: todo mundo tem e não serve para nada

Forma errada:

Um centro de aptidão física irá reduzir o absenteísmo porque, além de não adoecerem tanto, as pessoas terão mais um motivo para desejar vir para o trabalho, ao invés de ficarem em casa.

Forma correta:

  1. reduzir o absenteísmo – de acordo com uma pesquisa nacional do Instituto X, as empresas com instalações de ginástica em suas dependências apresentaram 20% menos absenteísmo que as demais;
  2. aumentar a nossa produtividade global – temos absenteísmo 50% maior que nossos concorrentes, reduzir esse número em 20%, deve aumentar automaticamente a nossa produtividade em pelo menos 5%.

5. Repita sua conclusão como uma “chamada à ação”.

No final do e-mail, depois dos seus argumentos e provas, reafirme a sua conclusão sugerindo ao destinatário o próximo passo que ele deve tomar, caso concorde com a sua conclusão. Mantenha essa sugestão simples e específica:

Forma errada:

Seu apoio para este projeto seria muito apreciado.

Forma correta:

Se você responder a este e-mail com a sua aprovação, eu mesmo posso iniciar o processo.

6. Insira um benefício na linha de assunto

A linha de assunto é a parte mais importante de um e-mail. É por isso que você deve escrevê-la por último, depois de ter escrito tanto sua conclusão quanto os argumentos e evidências que a apoiam.

Idealmente, a linha de assunto deve realizar duas tarefas importantes:

  • despertar o interesse do destinatário para que o e-mail seja lido; e
  • sugerir a decisão que você deseja que o destinatário tome.

Na maioria dos casos, a melhor maneira de realizar as duas tarefas é encapsular um ou mais benefícios que irão resultar da decisão que você gostaria que o destinatário tomasse.

Forma errada:

Assunto: O impacto de programas internos de ginástica na saúde dos empregados

Forma correta:

Assunto: Como podemos reduzir o absenteísmo

Para terminar, aqui estão os dois e-mails completos:

Forma errada:

Para: joao@acme.com
Assunto: O impacto de programas internos de ginástica na saúde dos empregados

Prezado João,

Como você sabe, o absenteísmo é reconhecidamente um problema com um acentuado impacto financeiro, tanto em nossa empresa quanto em outras empresas da área.

De acordo com um relatório do governo publicado recentemente, programas de condicionamento físico têm grande impacto nas organizações. Contudo, apesar de muitas empresas considerarem a aptidão física como um ativo competitivo subestimado, elas não têm um plano concreto de melhoria nessa área.

Se não resolvermos essa questão, que pode vir a gerar um aumento de pelo menos 5% na nossa produtividade global, podemos ficar para trás.

Um centro de aptidão física irá reduzir o absenteísmo porque, além de não adoecerem tanto, as pessoas terão mais um motivo para desejar vir para o trabalho, ao invés de ficarem em casa.

Portanto, devemos considerar a alocação de dinheiro para a implantação de uma academia de ginástica em nossas instalações.

Seu apoio para este projeto seria muito apreciado.

Atenciosamente,

José

Forma correta:

Para: joao@acme.com
Assunto: Como podemos reduzir o absenteísmo

Prezado João,

Eu gostaria que você aprovasse a implantação de uma academia de ginástica em nossas instalações.

Um centro de
aptidão física irá:

  1. reduzir o absenteísmo – de acordo com uma pesquisa nacional do Instituto X, as empresas com instalações de ginástica em suas dependências apresentaram 20% menos absenteísmo que as demais; e
  2. aumentar a nossa produtividade global – temos absenteísmo 50% maior que nossos concorrentes, reduzir esse número em 20%, deve aumentar automaticamente a nossa produtividade em pelo menos 5%.

Se você responder a este e-mail com a sua aprovação, eu mesmo posso iniciar o processo.

Atenciosamente,

José

Sério, qual dos dois e-mails você acha que tem mais possibilidade de atingir seu objetivo?

* Jornalista, é autor de vários livros sobre negócios e de uma premiada coluna na revista Inc.com.

Depois da reflexão bem-humorada que encerrou a semana passada, resolvi começar a semana com uma dica para a produtividade profissional, para manter o alto nível.

E, caso esse artigo desperte tanto interesse quanto o meu último artigo sobre e-mails, já tenho alguns rascunhos iniciados…

3 comentários sobre “Como escrever um e-mail convincente?

  1. Boa dica JL, no nosso trabalho utilizamos muito o e-mail para comunicação com os clientes.

    sds,

    Paulo Sergio

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